Suite au dernier Conseil de l’ED en date du 30 janvier 2023, quelques rappels* concernant les questions de budget et de financement (ex. organisation de colloques, de journées d’étude, de séminaires etc.) ainsi que les aides à la mobilité pour les doctorants s’imposent :
*Préconisations de Madame Ludivine Raimondo (budget et financement) et rappels de Madame Isabelle Cogitore (ordres de mission et aides à la mobilité à destination des doctorants du laboratoire).
Budget et financement

- Une subvention obtenue pour une manifestation X et non utilisée dans son intégralité ne peut pas basculer sur une autre manifestation Y sans avoir été référée à la Direction du laboratoire au préalable.
- Les crédits en année N ne peuvent pas être reportés en année N+1, et cela même s’ils n’ont pas été utilisés : en outre, ils seront récupérés par l’UGA.
- Le laboratoire est soumis aux marchés publics de l’UGA – en particulier pour ce qui concerne le choix d’un traiteur, d’un hébergement et des transports) : en conséquence, il est INTERDIT de faire travailler un prestataire / un fournisseur hors marchés, d’autant plus si celui-ci n’est pas déclaré au préalable dans SIFAC (= Système d’Information Financier Analytique et Comptable ; logiciel utilisé pour la gestion budgétaire, comptable, financière et les achats d’un établissement).
- Les budgets prévisionnels doivent êtres clairs et précis : les gestionnaires n’ont pas à gérer des dépenses non prévues après la tenue d’une manifestation.
- En particulier, si la manifestation est organisée par un enseignant-chercheur, celle-ci doit être gérée par le laboratoire. Un budget prévisionnel détaillé incluant les subventions intervenant dans un cadre extérieur (ex. association Litthésarts, CROUS etc.) doit être fourni à la Direction et aux gestionnaires afin d’avoir une vue d’ensemble de l’événement.
Dans tous les cas, rester vigilant quant aux différents niveaux de gestion public / privé et aux procédures qui en découlent. En cas de doute – et avant d’engager des démarches – toujours prendre le temps de vérifier si les règles de gestion budgétaires au sein du public sont respectées auprès des personnels compétents du laboratoire.
Ordres de mission (OM) et offres de mobilité

RAPPEL : TOUT déplacement doit être sanctionné par un ordre de mission, et cela même si la mission en question n’engage aucun frais. Il s’agit là d’une garantie en cas d’accident.
Par ailleurs, qu’il s’agisse d’une mission avec ou sans frais, toujours penser à conserver précieusement tous les justificatifs afférents à ce déplacement.
Concernant les aides à la mobilité, les doctorants du laboratoire Litt&Arts disposent de “trois guichets” : le laboratoire, l’ED (1) et le Collège (2) des différentes ED. Ces aides sont un véritable privilège pour nous toutes et tous, profitons-en et surtout utilisons-les à bon escient !
(1) Pour plus d’informations concernant les aides à la mobilité proposées par l’ED LLSH, consulter : https://ecoledoctorale-llsh.univ-grenoble-alpes.fr/fr/menu-principal/le-doctorat/financer-son-doctorat/aides-a-la-mobilite-internationale-849289.kjsp?RH=U3LLSFR_DOCT03
(2) De même, pour en savoir davantage sur les aides à la mobilité proposées par le CED, consulter : https://doctorat.univ-grenoble-alpes.fr/international/appels-a-projets-internationaux/